Procédures internes. Une question dans Slack, une réponse sourcée.
Vos process documentés dans Notion, vos modèles de contrats dans un drive, vos règles RH dans un PDF de 2019 que personne ne retrouve. L'assistant Coadjoint indexe tout et répond aux questions des équipes, sourcé, à jour, sans biais.
Délai de réponse moyen
L'agent répond aux questions internes en quasi-temps réel dans Slack/Teams.
Avec source
Chaque réponse cite le document source, la date, et l'extrait pertinent.
Coût marginal par question
Une fois déployé, l'assistant gère un volume illimité sans coût supplémentaire.
Le coût invisible des questions internes
Tous les jours, dans toutes les PME, les mêmes questions reviennent : 'c'est quoi le délai de remboursement de note de frais ?', 'quel est le modèle de contrat de prestation ?', 'on fait comment quand un client demande un avoir ?', 'quelle est la procédure pour valider un nouveau fournisseur ?'.
Ces questions arrivent à 3-4 personnes 'qui savent' (souvent l'office manager, le DAF, ou le manager direct). Chaque interruption coûte 5-15 minutes (la question + recherche dans les docs + réponse + retour au travail initial). Sur une PME de 50 personnes, c'est facilement 5 à 10 heures par semaine perdues sur ces interruptions.
Pire : les réponses varient selon qui répond. Le commercial junior n'a pas la même version que le manager, qui n'a pas la même version que le DRH. Cela génère des incohérences, parfois des erreurs coûteuses (process pas suivi, contrat mal validé).
L'assistant comme single source of truth
L'agent Coadjoint indexe l'ensemble de votre documentation interne : Notion, Confluence, SharePoint, Google Drive, Dropbox, votre wiki interne, vos PDF de procédures, votre intranet. Il les met à jour automatiquement à chaque modification du document source.
Vos équipes posent leurs questions dans Slack ou Teams (canal dédié, ou DM à @coadjoint). L'agent répond en 3 secondes avec :
- La réponse synthétique à la question
- Le ou les documents sources
- L'extrait précis qui justifie la réponse
- La date de dernière mise à jour du document
Si plusieurs documents donnent des réponses différentes (signe que vous avez des doublons), l'agent le signale et invite à clarifier.
Cas d'usage typiques
Onboarding nouveaux collaborateurs. Le nouveau venu pose toutes ses questions dans #ask-coadjoint. Process, outils, qui contacter, accès. Adoption naturelle dès la première semaine.
Questions RH récurrentes. Congés, RTT, télétravail, notes de frais, mutuelle, prévoyance. Le DRH gagne 3-5 heures par semaine.
Process commerciaux et juridiques. Modèles de contrats, conditions générales, processus de validation client, gestion des avoirs. Le DAF arrête d'être interrompu.
Procédures qualité ou métier. ISO 9001, procédures sectorielles, process opérationnels documentés. L'agent s'assure que tout le monde suit la même version.
Sécurité et confidentialité
Les documents internes sont par définition sensibles. Notre approche :
- Indexation dans une base vectorielle hébergée sur votre infrastructure ou en cloud souverain (OVH, Scaleway)
- Modèle d'IA déployé localement ou en cloud souverain, jamais OpenAI ou Anthropic par défaut
- Système de permissions par utilisateur : un commercial junior n'a pas accès aux mêmes docs que le DAF
- Logs d'accès consultables : qui a posé quelle question, quel document a été consulté
- Conformité RGPD documentée et auditable
Questions fréquentes
Combien de documents l'agent peut-il indexer ?
L'Assistant inclut jusqu'à 5 Go de documentation. Le Concierge monte à 20 Go. Au-delà, c'est en option (1 €/Go/mois). Pour référence : 5 Go = environ 100 000 pages de PDF/Word.
Et si la documentation interne n'existe pas ou est mal écrite ?
C'est souvent le cas. On propose une phase préliminaire (incluse dans Le Concierge, en option dans L'Assistant) pour aider à structurer les 10-20 documents les plus consultés. C'est un gain durable : la doc bien écrite sert même sans IA.
L'agent invente-t-il des réponses si l'info n'est pas dans les docs ?
Non, c'est un principe d'implémentation. Si l'info n'est pas trouvée, l'agent répond explicitement 'je ne trouve pas cette info dans la documentation' et propose d'escalader à un humain (avec routing vers la bonne personne selon la catégorie de la question).
Comment l'agent reste-t-il à jour ?
Synchronisation automatique avec la source : si vous modifiez un Notion, l'agent intègre la nouvelle version dans les 5 minutes. Pas besoin de réindexer manuellement.
Vous voulez en parler ?
30 minutes au téléphone, sans engagement. Si on n'est pas le bon partenaire, on vous le dit.
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